Cara Membuat Signature–Perkembangan teknologi dan segala sesuatu yang serba digital berarti kemudahan dalam hampir setiap aspek kehidupan. Demikian pula jika Anda menjual barang melalui e-commerce, penerima juga harus memeriksa paket yang dikirimkan kepada Anda. Untuk menjaga keamanan, metode kontrol saat ini juga berubah, kurir akan meminta Anda untuk mengambil foto paket yang Anda terima dan menandatanganinya.

Mereka melakukan ini dengan perangkat pintar seperti smartphone atau tablet yang terhubung langsung ke prospek, seperti kantor layanan pengiriman dan pusat kantor e-commerce. Sehingga kedua belah pihak dapat segera melihat bahwa barang yang dikirim telah terkirim dengan selamat dan langsung ke pelanggan.

Selain itu, tanda tangan online ini juga telah digunakan untuk banyak kontrak kerja online. Kami tidak lagi membutuhkan pena dan kertas, jarak jauh pun tidak masalah. Tanda tangan atau signature juga bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi, bahkan penyedia email gratis seperti Gmail, Yahoo Mail dan Outlook menyediakannya secara gratis.

Pentingnya sebuah tanda tangan atau signature online atau digital

Penandatanganan adalah cara kedua untuk menyimpulkan dan menegaskan suatu perjanjian atau transaksi antara dua pihak atau lebih. Cara lain adalah dengan sidik jari atau cap. Namun, tanda tangan lebih banyak dicari karena lebih praktis dan sekaligus semua orang bisa mencantumkan namanya di tanda tangan.

Dengan cara ini Anda dapat menjamin validitas kontrak Anda dengan klien atau kontrak kerja Anda. Semua tautan dapat diatur secara otomatis untuk menambahkan tanda tangan Anda ke dokumen yang dianggap penting dan Anda juga dapat memasukkan nama lengkap, alamat surat resmi, alamat email, dan alamat situs web Anda.

Komponen dan elemen yang harus ada pada tanda tangan atau signature digital

Tentunya sebelum menyematkan tanda tangan atau signature online, ada beberapa komponen dan elemen yang perlu dilengkapi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan dari tanda tangan yang dimaksud. Inilah semua yang perlu Anda lakukan untuk membuat kontrak bisnis Anda lebih otentik:

• Nama lengkap pengirim kontrak atau perjanjian online
• Nama dan alamat perusahaan membantu pengusaha dan profesional untuk menciptakan identitas dan kesan yang dapat dipercaya.
• Alamat kantor resmi yang benar.
• Telepon, nomor ponsel, dan akun media sosial yang mungkin menawarkan sarana komunikasi alternatif.
• Alamat situs web yang dapat membantu Anda dan perusahaan Anda mengidentifikasi dan memberi tahu orang lain bahwa Anda bekerja di area tertentu.
• Sebuah logo yang menjadi ikon dan simbol Anda dan perusahaan Anda.

Cara membuat tanda tangan atau signature online di Gmail.

Berikut adalah dua cara untuk membuat tanda tangan email untuk pengguna Google Mail (Gmail).

Menambahkan dan membuat tanda tangan dasar

1. Buka akun Gmail yang ingin Anda gunakan sebagai template untuk membuat tanda tangan Anda.
2. Temukan menu Pengaturan berupa ikon roda gigi di sudut kanan atas halaman email dan klik Pengaturan.
3. Gulir ke bawah di menu Pengaturan untuk menemukan menu Tanda Tangan, di sebelahnya Anda akan menemukan kotak teks dan menu tarik-turun dengan pemformatan dan alamat email Anda.
4. Masukkan tanda tangan Anda ke dalam bidang tanda tangan menggunakan alat pemformatan teks untuk memberikan tanda tangan online Anda tampilan yang unik dan khas. Pastikan tanda tangan Anda mudah dibaca dan tidak berlebihan.
5. Jika Anda memiliki sesuatu untuk ditambahkan, tambahkan tautan yang sesuai dengan mengklik tombol Tautan di kotak teks tanda tangan, yang memiliki ikon rantai.
6. Jika Anda memiliki lebih dari satu alamat email atau email dari Gmail, Anda dapat memasukkan tanda tangan yang sama untuk akun yang berbeda. Klik menu tarik-turun atau yang ada di bidang teks tanda tangan untuk memilih dan memasukkan alamat email yang ingin Anda tanda tangani.
7. Pilih di bawah kotak teks tanda tangan agar tanda tangan Anda muncul sebelum kutipan balasan, jika tidak, tanda tangan hanya akan muncul di bawah pesan kutipan “__”.

Menambahkan gambar atau logo ke dalam tanda tangan email di Gmail

1. Logo atau foto yang dapat digunakan hanya dalam format JPEG atau PNG.
2. Klik ikon roda gigi di pojok kanan atas halaman email, lalu klik menu Pengaturan.
3. Scroll atau gulir ke bawah semua menu hingga Anda menemukan menu Signature.
4. Di kotak teks Tanda Tangan yang menampilkan opsi menu, klik Tambahkan Gambar, yang memiliki ikon gunung di antara ikon tautan dan ikon Perataan.
5. Saat Anda mengklik ikon Tambah Gambar, halaman atau jendela baru akan muncul dengan 3 opsi unduhan.
6. Opsi pertama adalah membuat gambar atau logo Drive Saya, Unggah, yang dapat Anda buat dari file di perangkat Anda, dan alamat web (URL) jika Anda mengunduh secara online.
7. Atur pengaturan yang diinginkan dari 3 opsi, lalu klik logo atau foto yang ingin Anda gunakan.
8. Klik tombol Pilih untuk mengunggah gambar atau logo.
9. Anda juga dapat menambahkan teks ke tanda tangan Anda atau tautan ke situs web Anda.
10. Tentukan juga ukuran logo atau gambar yang ingin digunakan.
11. Gulir ke bawah halaman dan klik Simpan.

Kesimpulan

Cara Membuat Signature, Menambahkan tanda tangan digital ke pesan email membuat komunikasi formal menjadi lebih serius dan menciptakan kesan yang baik pada kedua pihak yang terlibat. Namun, saat mendaftar, ingatlah untuk mempertimbangkan dan menyertakan item seperti nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat situs web, nomor kontak, dan logo Anda.

Tanda tangan yang baik harus mudah dipahami dan dibaca. Oleh karena itu, hindari desain yang terlalu banyak ditandatangani dengan bentuk abstrak, kurva yang terlalu tinggi, atau simbol yang tidak relevan. Selain itu, tanda tangan yang dibuat pada tanda tangan Gmail ini harus sesuai dengan tanda tangan asli pada ID Anda.

Jangan hanya mengubah tanda tangan Anda, apalagi jika perubahannya terlalu jauh dan jelas, akan sulit bagi Anda nanti jika Anda menemukan dua atau lebih tanda tangan tidak sama jika ada dokumen. Juga, pastikan Anda selalu menyertakan informasi yang valid dan sesuai dengan logo perusahaan Anda untuk membuat kontrak atau perjanjian Anda lebih profesional.